ОБЛАЧНАЯ КАНЦЕЛЯРИЯ - ИДЕИ ВИРТУАЛЬНОГО ОФИСА Красникова А.С.,Крюкова А.А.

Поволжский государственный университет телекоммуникаций и информатики


Номер: 2-1
Год: 2015
Страницы: 177-181
Журнал: Актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук

Ключевые слова

удаленная работа, виртуальный офис, сотрудник, программа, distant work, virtual office, employee, program

Просмотр статьи

⛔️ (обновите страницу, если статья не отобразилась)

Аннотация к статье

В статье исследуются идеи повышения эффективности организации труда посредством перевода сотрудников в виртуальный офис, предполагающий удаленную работу.

Текст научной статьи

Развитие технологий превращает виртуальные офисы в реальность: удаленные сотрудники, находящиеся за тысячи километров, работают в едином информационном пространстве компании, а домашний кабинет оказывается для них полноценной альтернативой офисному рабочему месту. Разработчики подобных решений в последнее время последовательно снимают оставшиеся опасения и комплексы руководителей бизнеса, связанные с удаленной работой коллектива. Руководители компаний все чаще оказываются перед непростым выбором: либо разрешить сотрудникам использовать на рабочем месте личную коммуникативную технику, либо наоборот - раздать корпоративные гаджеты и отправить специалистов по домам работать на «удаленке». Какой вариант вернее обеспечит лояльность, улучшит мотивацию персонала и сделает компанию эффективнее - решать руководителю. Перевод сотрудников на удаленную работу одновременно привлекает и пугает тысячи управленцев по всему миру. Казалось бы, идее аутофисного труда больше тридцати лет, а современные управленцы до сих пор не решили для себя - хорошо это или плохо. В 2013 году компании Recruitnet и «Мегаплан» опубликовали исследование под названием «Работа 2.0» [2]. В результате опроса десятков менеджеров удалось составить топ-список их главных опасений. Лидируют «трудности в управлении и контроле над удаленными сотрудниками», «риски для корпоративной безопасности», а также «сложности совместной работы». Похожие страхи терзали руководителей и пятнадцать лет назад. Однако за прошедшее время технологии сделали качественный шаг вперед, и очень редкая проблема не имеет сегодня высокотехнологичного решения. Игнорируя современные технологии в сфере виртуальных офисов, управленцы буквально «обкрадывают» собственную компанию. Крупнейшие игроки рынка давно и часто используют возможности, которые предоставляют виртуальное рабочее место и желание сотрудников к домашней работе. Например, американское подразделение корпорации Cisco в 2013 году перевело на надомную работу 89% персонала. Это позволило сохранить миллионы долларов только на одной аренде. Этот тренд начинает распространяться и на крупные российские компании. Так, «Аэрофлот» летом 2014 года поместил на сайте госзакупок заявку о поиске специалиста по организации работы сотрудников в режиме удаленного доступа. Исполнитель проекта, как следует из задания, должен проанализировать существующие процессы в авиакомпании, должностные обязанности работников, информационные системы, лучшие практики по удаленной работе, сформировать модель этого удаленного доступа и план по переводу на него сотрудников, а также подсчитать затраты и эффект от такой организации труда. По словам руководителя инновационного направления «Аэрофлота» Андрея Полозова-Яблонского, на новый режим работы могут быть переведены 3,5 тыс. подчиненных. Не стоит думать, что специфика удаленной работы подходит лишь узкому кругу специалистов вроде дизайнеров или айтишников. Дистанционный мир шагнул далеко за пределы творческо-креативных профессий. Технических проблем почти не осталось: многие компании рассматривают любого специалиста как кандидата в «удаленщики». Ограничений сейчас практически нет. Удаленно могут трудиться многие сотрудники любых компаний. Им лишь необходимо предоставить доступ к корпоративной почте, а также, если сотруднику нужно, ноутбук с необходимыми для работы программами и аксессуарами. Вопрос только в личных возможностях человека и конкретных обстоятельствах. Например, некоторым людям тяжело работать из дома эффективно, а другим же, наоборот, так проще. Виртуальные посиделки Сколько предприятий - столько и политик организации «домашнего» труда. В то время как одни компании обеспечивают «домашний» персонал компьютерами и ноутбуками, другие, напротив, выставляют требование к желающим работать удаленно сотрудникам приобрести полный комплект необходимых гаджетов. Многое зависит и от специфики труда: кому-то потребуется лишь текстовый редактор и доступ к сети Internet, а кому-то - специализированный комплект программ. Как правило, основной набор рабочих инструментов, помимо корпоративной почты, предполагает доступ к корпоративной системе CRM (Customer Relationship Management) и ERP (Enterprise Resource Planning). Первая позволяет строить эффективные взаимоотношения с клиентами, вторая - с коллегами. Функционал подобного софта содержит многие возможности для управления сотрудниками. Работников можно прикреплять к проектам, ставить им задачи, отслеживать сроки выполнения работы. Причем не имеет значения, где находится в данный момент сотрудник - в соседнем офисе, дома или заграницей. Если же предприятие обходится без подобного рода систем и решает вопросы контроля персонала, например, ежедневной отчетностью, то точно также можно обязать удаленных сотрудников присылать список выполненных дел каждый день на почту руководителю проекта. Каждый год на рынке появляются новый софт и оборудование для виртуального офиса. ИТ-компании предлагают программы для удаленного общения как с клиентами, так и с коллегами. Проблемы телефонной связи благополучно решаются посредством «виртуальной АТС» на основе IP-телефонии. Такая автоматическая телефонная станция не привязывается к стационарным телефонам, а работает через сеть Internet. К ней подключается неограниченное количество абонентов, располагающихся на любом расстоянии от центрального офиса. При этом каждый сотрудник стоит в списке переадресации звонков. Звонящий на корпоративный номер клиент может не знать, что его переключили на удаленного сотрудника. Подобные услуги оказывает многие провайдеры. А вот компания Cisco «балует» удаленных сотрудников своими видеоинновациями. Система Remote Expert [3] - альтернатива личной встречи. Отличаясь от уже привычных видеозвонков по Skype, этот софт обеспечивает клиенту очень высокое качество видеоряда. Как правило, сервис используется в консалтинговой или банковской сфере. Одним кликом кнопки можно связать клиента с финансовым аналитиком или специалистом отдела продаж. В то же время у корпорации Cisco имеются технологии эффективного сотрудничеств на расстоянии. Сервисы WebEx [4] для деловых коммуникаций дают возможность сотрудничать и обмениваться опытом с коллегами, партнерами и клиентами по всему миру. Приложение WebEx позволяет провести виртуальное совещание или конференцию любого масштаба. Каждый «личный кабинет» может вместить более пятисот участников. Для подключения к сотрудникам необходимо лишь знать адрес места. «Используя эти сервисы, удаленный сотрудник может эффективно работать в роли управленца проектом, специалиста службы поддержки клиентов или бизнес- тренера», - говорит менеджер по развитию бизнеса в области технологий для совместной работы компании «Cisco Россия и СНГ Максим Репин». Инструменты для онлайн корпоративного труда распространяются не только на видеоконференции, но и на любого рода документы - будь то текст или на изображение. Многие решения в области менеджмента проектов имеют функции совместного редактирования документов. Подобные возможности были реализованы, к примеру, в системах Zoho Projects и Wrike. Даже такой незаменимый атрибут совещаний - маркерная доска, виртуализовался, оцифровался и стал доступным в сети Internet. Проект RealtimeBoard - это привычная маркерная доска, только в интернете и без границ. Приложение представляет собой бесконечную веб-поверхность, которая позволяет участникам мозгового штурма в онлайн режиме совместно решать вопросы и делать заметки в режиме реального времени, в котором может участвовать неограниченное количество человек. Причем возможностей у RealtimeBoard намного больше, чем у обычной маркерной доски: на нее можно наносить изображения с компьютера или из интернета, графики, списки, комментарии и многое другое. Страхи и мифы перед управлением сотрудниками или совместной работой в сети Internet с легкостью улетучиваются. Причем, и опасения по поводу безопасности в большинстве своем надуманы. «Удаленный» персонал можно подвергать буквально тотальному контролю. Безопасность превыше всего Инструменты вроде корпоративных сетей или виртуальных АТС, применяемые в компаниях, можно использовать не только по назначению, но и в как контролирующие устройства. Например, софт по управлению проектами всегда оповещает руководителя о срыве дедлайна сотрудниками, а также отзывы клиентов о работе сотрудников будут доступны управленцу. В свою очередь, виртуальные АТС записывают телефонные разговоры и собирают статистику, из отчета которой руководитель может узнать, как часто сотрудник игнорирует клиентов, какое время сотрудник бывает недоступен, пользуется ли телефоном в личных целях или нет, сколько в среднем длятся звонки и т.д. Прослушивание телефонных разговоров - эффективная возможность оценить навыки общения коллег. В конечном итоге, это важная информация о том, как сотрудник ведет переговоры с клиентом - грубят ли специалисты, способны ли квалифицированно вести продажи. Если контроль только итогового результата труда «домашних» сотрудников кажется управленцу недостаточным, на компьютер удаленных кадров можно установить программы для учета рабочего табеля. В этом случае вся работа сотрудников окажется как на ладони. «Шпионские» программы работают следующим образом: сам софт устанавливается на удаленном сервере или в облаке, а программа-клиент - на компьютере сотрудника. Ее основная цель - сбор и передача данных. Любые действия удаленного специалиста будут оцениваться как вредные или полезные. Не будут упущены мимо глаз управленца несколько минут, проведенные в социальных сетях, или отведенные для любимой игры в рабочее время. У программ наподобие Yaware.Online есть возможность даже для подключения к компьютерной веб-камере сотрудника. В любой момент руководитель сможет увидеть удаленного подчиненного своими глазами. Если, конечно, это не нарушает этических норм самого начальника. В тех случаях, когда работа удаленного сотрудника носит выездной характер, его маршрут можно отслеживать с помощью GPS-навигаторов. Высокие технологии и их удешевление привело к колоссальному распространению «умных» гаджетов - планшетов, телефонов, и других высокотехнологичных игрушек среди населения. Достаточно всего лишь установить на девайс необходимое приложение - и станет доступным контроль над всеми перемещениями сотрудника. Подобная инновация позволяет руководителю точно знать, честно ли промоутер отработал свое рабочее время, а мерчандайзер не пропустил ни одной торговой точки. Впрочем, удаленность сотрудников от центрального офиса - не только возможность для злоупотреблений со стороны коллектива. Удаленные сотрудники, со своей стороны, оказываются, например, оторванными от помощи корпоративного системного администратора. В случае технической поломки работнику придется искать стороннего специалиста и тратить дорогое время на восстановление своих «рабочих инструментов». Для подобных проблем компания Intel предлагает технологию vPro [6] - удаленное управление и упреждающая безопасность для настольных бизнес-ПК. С ее помощью удаленный работник может в нужное время получить техническую поддержку. Она позволяет удаленно решать любые проблемы с программами, вплоть до переустановки операционной системы. Сотрудники удаленных офисов имеют возможность устанавливать видео- и аудиосвязь с коллегами и клиентами, принимать участие в совещаниях и конференциях, участвовать в командных мозговых штурмах, а также получать техническую поддержку. И все это - не выходя из сети Internrt. Но каких еще новшеств стоит ожидать от разработчиков, если основные рабочие функции уже оцифрованы? Во-первых, новых технологий в сфере безопасности. Вопросы сохранности и конфиденциальности корпоративного имущества всегда волновали управленцев по всему миру. Офисные компьютеры защитить от взлома проще, чем находящиеся за пределами компании устройства, которые, тем не менее, имеют через интернет доступ к конфиденциальной коммерческой информации. Так, Intel разрабатывает собственную технологию «Я и есть пароль», которая автоматически идентифицирует авторизованного пользователя по его биометрическим параметрам - таким как лицо, голос и так далее. Во-вторых, перспективным направлением является увеличение линейки устройств, позволяющих работать с программами, предназначенными для удаленного труда. Сегодня большинство подобных сервисов имеет мобильные версии. Это значительно облегчает жизнь удаленному персоналу. Какие бы страхи и опасения ни терзали управленцев, статистика говорит о стабильном росте количества удаленных работников. По словам экспертов Cisco, за последние три года число таковых выросло на 57%. Цифры говорят о том, что высокие технологии приближают нас к будущему, в котором каждый второй сможет назвать себя так называемым фрилансером. С учетом высоких темпов научно-технического прогресса, а также всеобщей озабоченности решением экологических проблем есть все основания предполагать, что популярность удаленной формы работы будет только расти. Географически удаленные рабочие места и виртуальные сообщества станут играть все более значимую роль в бизнесе. Не пришло ли время начать подготовку к этому будущему и вам?

Научные конференции

 

(c) Архив публикаций научного журнала. Полное или частичное копирование материалов сайта возможно только с письменного разрешения администрации, а также с указанием прямой активной ссылки на источник.