ВАЖНАЯ РОЛЬ ИНТЕГРИРОВАННЫХ ПРОГРАММ ДЛЯ ВЕДЕНИЯ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НА СТРОИТЕЛЬНОМ РЫНКЕ Городнюк Г.С.,Мамаев А.Е.,Свинцицкий В.А.,Сердюков А.А.

Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого


Номер: 2-3
Год: 2016
Страницы: 28-32
Журнал: Актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук

Ключевые слова

Строительство, исполнительная документация, документооборот, систематизация документов, сдача объекта строительства, автоматизация документооборота, Construction, documentation, document flow, regimentation, commissioning certificate, workflow, document circulation

Просмотр статьи

⛔️ (обновите страницу, если статья не отобразилась)

Аннотация к статье

Данная статья описывает существенное упрошение процессов связанных с подготовкой и учетом исполнительной документации, при использовании специализированных программ.Грамотное ведение документооборота является важной состовляющей успешной реализации строительных проектов.В статье приведены примеры на что в первую очередь следует обратить внимание при систематизации и отслеживании огромного числа документов и договоров.Показана важная роль ежедневного учёта и архивации всех входящих и исходящих документов,вне зависимости от их объёма.

Текст научной статьи

Для преимущественного большинства людей документооборот предприятия выглядит как регистрация входящих и исходящих документов, а также их визирование и последующее хранение. Оспорить это достаточно сложно, так как это и есть наиболее важные задачи для документооборота большинства строительных компаний. На протяжении многих лет ведение архива документов любого предприятия осуществлялось именно таким образом, и применение специальных программ, обеспечивающих чёткое ведение документооборота, встречалось нечасто. В лучшем случае в секретариате дублировали данные документов в таблицы Word или Excel, в худшем же ответственный за документооборот сотрудник мог просто забыть присвоить входящий или исходящий номер тому или иному документу, упустить из виду занесение очередного номера документа в реестр или подшить договор без подписи и печати одного из исполнителей. Казалось бы, что такие ошибки в век информационных технологий недопустимы, однако они встречаются и по сей день. При этом если речь идёт о среднем предприятии любого профиля или даже о холдинговой компании, то в итоге работа программы по документообороту сводится к решению основных задач: фиксированию, хранению и перемещению документов, то есть первоочередным является выполнение канцелярских функций. Однако если говорить о документообороте в строительных компаниях, то такого примитивного набора действий недостаточно для его ведения и поддержания в актуальном состоянии. Зачастую наиболее уязвимое место в строительной компании это учет договоров в строительстве(формирование, контроль выполненной работы по ним, их движение, хранение). Без учета договоров с заказчиками, подрядчиками и поставщиками невозможны дальнейшее планирование работы компании, контроль и анализ ее деятельности. Масштабы и объемы работы с документами в строительных компаниях весьма значительны. В первую очередь, необходимо заполнить договоры, не ошибившись при этом в реквизитах, ведь порой одна неверно указанная цифра или пропущенная буква может привести к приостановлению работ по целому проекту. Затем нужно завизировать договоры как внутри компании, так и у контрагентов, при этом постоянно контролируя перемещение бумажных экземпляров, учитывая место хранения, ответственное лицо, дату и место перемещения и возврата договора и т.п. Кроме того, надо иметь в наличии электронные копии документов, чертежей, дополнительных соглашений к договору. Прибегая к элементарной арифметике, нетрудно догадаться, что если строительных объектов несколько, то все эти документы могут занимать буквально целые офисные пространства. Следует отметить, что весь этот набор действий является только стартовым этапом при ведении документооборота строительной организации, а для выхода на финишную прямую необходимо выполнить ещё целый набор всевозможных мероприятий. Так, после составления и согласования договоров необходимо продолжать контроль деятельности по ним: выполнение работ, платежи, взаиморасчёты, соблюдение всех сроков работ, актуальность подчинённых договорам документов, а именно: актов, нарядов, графиков производства работ и т.д. Внедрение новых программных решений позволяет систематизировать и полностью автоматизировать документооборот в строительстве. Нужно учитывать, что внедрения стандартных программ по документообороту для строительных компаний недостаточно, так как набор действий, связанных с документами строительных предприятий, гораздо шире, нежели в любых других организациях. Безусловно, представители строительных компаний осознают, что для учёта документооборота в строительстве простых программных комплексов недостаточно, но, тем не менее, начиная поиски подходящего программного решения, первое, что им приходит в голову - искать программу по документообороту. Соответственно, такой запрос выдаёт определённый набор программ с весьма ограниченным функционалом именно применительно к строительным организациям. Тогда уполномоченный на поиски программы сотрудник строительной компании начинает сетовать на то, что программ, отвечающих необходимым требованиям, на рынке нет. Всё дело в том, что изначально параметры поиска сводятся именно к документообороту, но в строительстве это понятие гораздо шире и при поиске нужно рассматривать именно программы по управлению строительством и учёту документооборота в строительстве в частности. Качество ведения исполнительной документации - одно из самых «уязвимых» мест в работе подрядных организаций, выявляемое в ходе проверок строящихся объектов органами государственного строительного надзора. Уровень этого качества является функцией наличия соответствующего образования и опыта у линейных ИТР, темпов строительства, организации контроля за ведением исполнительной документации и т.п. И это можно понять - в подавляющем большинстве подрядных организаций исполнительная документация ведется в бумажном виде, документы заполняются вручную, в лучшем случае - с использованием шаблонов Excel и Word. Большая часть данных повторяется от документа к документу, что позволяет их просто копировать, размножая, таким образом, и допущенные ошибки. Строительство - весьма трудоемкий процесс, занимающий практически все рабочее, а зачастую и нерабочее, время линейного ИТР, некогда отслеживать изменения в законодательстве, поэтому многие подрядчики и по сей день используют даже устаревшие формы документов. Осуществлять контроль хода строительства на должном уровне часто не позволяют действительно внушительные объемы документооборота. Но так ли все безнадежно и есть ли современные способы повышения качества ведения исполнительной документации? Конечно, есть, и прежде всего, этому способствовало бы внедрение в практику работы подрядных организаций специального прикладного программного обеспечения, алгоритмы которого содержали бы весь накопленный опыт ведения используемой в строительстве документации, контроля исполнения документов, планирования и др. При этом ведение исполнительной документации в электронном виде активно бы приветствовалось должностными лицами государственного строительного надзора, поскольку процесс проверки на объекте, если она проводится должным образом, весьма хлопотен, непрост и занимает достаточно продолжительное время. Все, о чем пойдет разговор ниже, является попыткой изложить в рамках имеющихся на объектах строительства проблем основные требования к современному программному обеспечению, внедрение которого позволило бы весьма существенно поднять уровень ведения исполнительной документации и упростить работу инспекторского состава на поднадзорных объектах. В силу высокой материалоемкости строительство невозможно без поступления на объект материалов, причем организация их входного контроля в строительстве обязательна. Как правило, это сводится к получению материала и сдаче накладных в бухгалтерию, в лучшем случае собираются сертификаты и предпринимаются периодические попытки ведения журнала входного контроля, зачастую задним числом, что приводит к несоответствиям в записях исполнительной документации. Такая практика в дальнейшем не может не сказаться, в частности, на этапах оформления актов освидетельствования скрытых работ, промежуточной приемки ответственных конструкций, другой документации, где необходимы ссылки на документы качества материалов. В подрядных организациях, руководители которых понимают необходимость выполнения этой важной, но достаточно рутинной работы, имеется специальная штатная единица, которая, кстати, тоже не всегда в силах оперативно и качественно выполнить эту работу. Использование специального программного обеспечения существенно ускорит как процесс внесения в базу персонального компьютера информации о материалах, так и ее поиска и использования в дальнейшем. Документы, подтверждающие качество материалов, полезно отсканировать и «привязать» к записи о поступившем материале, при этом бумажные оригиналы традиционно хранятся в ПТО или бухгалтерии. Программное обеспечение должно обеспечивать хранение и доступ к данным, внесенным в разных местах и разное время, например, информация о качестве материалов вносится в базу данных в момент получения материала на стройплощадке, а сканирование документов и их привязка к записям о материале возможна и в помещении офиса. Далее в ходе строительных работ материалы укладываются в дело. Будучи материально ответственным, производитель работ получает материал, организовывает работу персонала, контролирует соблюдение строительных технологий. Даже если у него имеется полный комплект проектной и рабочей документации, проекты производства работ, технологические карты, схемы операционного и приемочного контроля - в настоящее время достаточно большая редкость на строящихся объектах. Если они все-таки имеются, то, как правило, не привязаны к реалиям конкретного объекта, а потому не выполняют своей главной задачи - помочь производителю работ качественно производить работы. Вчитываться в СНиПы, ГОСТы и другую нормативно-техническую документацию ему некогда, его задача - строить, в идеале - конкретные выжимки из массы нормативной документации он должен получать по запросу от технической службы организации, если она существует. На качественное (и своевременное) ведение журналов работ, составление актов освидетельствования скрытых работ и промежуточной приемки ответственных конструкций у производителя работ, как правило, или не хватает времени, или он просто не знает, как правильно это сделать, или он по складу характера не склонен к камеральной работе. В программах курсов повышения квалификации темы по ведению исполнительной документации я не встречал, реально этому можно научиться только у человека, который долгое время вел ее сам. Программное обеспечение, аккумулирующее в себе такие знания, делающее их доступными для любого прораба, независимо от качества его образования, полученного производственного опыта, наличия толкового наставника и т. д., позволило бы существенно поднять уровень ИТР, и в итоге - качество строительства в целом. Достоинством программы стало бы наличие нормативной документации: ГОСТ, СНиП и т.д., хотя для этого можно воспользоваться уже имеющимися информационными системами в строительстве. Программное обеспечение должно позволять вести общий и специальные журналы работ в электронном виде, исключив однообразную работу по дублированию записей в разных документах. Например, при выполнении каменной кладки в определенных осях и отметках на протяжении нескольких дней, чтобы не дублировать запись об этом в журнале, удобнее один раз включить эту работу в перечень работ с указанием дат ее производства и журнала, в котором это фиксируется. Так же и при составлении акта освидетельствования скрытых работ должно быть достаточным выбрать наименование работы, остальные необходимые данные (отметки, даты, участники освидетельствования, номера документов качества) по указанной работе должны заполняться автоматически, после чего формируется наименование акта скрытых работ, который ложится в реестр актов. Акты освидетельствования ответственных конструкций должны заполняться на основе актов скрытых работ. Аналогичная технология переноса информация должна быть реализована при составлении актов разбивки осей на местности, освидетельствования геодезической разбивочной основы, освидетельствования участков сетей инженерно-технического обеспечения, приемки подземной части здания (нулевого цикла) и т.д. Кроме того, к работам полезно «привязать» проектную документацию, исполнительные схемы, рабочие чертежи, результаты экспертиз, обследований, лабораторных и иных испытаний, технические условия, акты испытаний и опробований и т.д. К каждому документу обязательно должен прикрепляться его сканированный оригинал, а также чертежи, выполненные средствами электронных конструкторов. Таким образом, определившись с необходимой работой, пользователь должен получать по ней полную информацию, кроме того, ведение любого специального журнала работ должно превращаться в один щелчок мышью для каждой работы. Программа должна обеспечивать ведение мониторинга состояния исполнительной документации. Во-первых, она должна визуализировать ошибки уже на этапе ввода данных, проверяя их по базе данных, имеющей отношение к вводимой информации, и рассчитывая допустимые значения. Во-вторых, после ввода должны формироваться оперативные отчеты, которые не только показывали бы наличие ошибок и неточностей, но и давали рекомендации по их исправлению. Удобно, когда каталог выходных документов содержит все традиционно используемые формы, однако для учета дополнительных особенностей работы организации в составе программного обеспечения полезно иметь генератор отчетов, позволяющий пользователю сформировать любой аналитический отчет. Часто в подрядной организации состояние с проектной документацией не совсем прозрачно - сложно найти, у кого находится нужный раздел, кто его проектировал, согласован ли он с Заказчиком, есть ли файлы с оригиналами чертежей и т.п. Программный комплекс должен решать и эту проблему, обеспечивая удобный поиск проектной документации и многоуровневое ее ведение с необходимой вложенностью по томам, разделам, книгам, листам. Часто инспекторские проверки государственного строительного надзора выявляют наличие просроченной документации. Автоматизированное ведение разрешительной документации позволяет не только хранить документы в электронном виде, но контролировать сроки их действия с напоминанием об их истечении. В связи с тем, что на строящихся объектах зачастую полностью отсутствует инфраструктура, программное обеспечение должно обеспечивать удобный и быстрый обмен между базами данных участников строительства, оперативную работу с подрядчиками (субподрядчиками) на строящемся объекте. При этом базу данных можно было бы вести на объекте, консолидировать всю информацию в офисе и после обработки передавать необходимую информацию заказчику. Программа должна допускать вариантность используемых СУБД и возможность работы в единой базе данных, уметь поддерживать различные типы баз данных для локальных, сетевых и интернет - режимов работы и обеспечивать перенос данных между различными СУБД. Для максимального совокупного эффекта программный комплекс должен обеспечивать стабильную «командную» работу всех участников системы контроля качества строительного производства, максимально учитывать интересы и подрядчиков, и заказчиков, и технического надзора. Заказчика в первую очередь интересует объективность внесенной информации, потому желательно наличие в программе режима «Экспертиза исполнительной документации», отчет по которому должен содержать все допущенные в документации несоответствия, ошибки и пропуски, что позволяет своевременно приводить исполнительную документацию в порядок. Режим «Экспертиза» весьма полезен и для инспекторского состава государственного строительного надзора, поскольку поможет весьма существенно сократить время проверки исполнительной документации, позволив инспектору большее время находиться на строительной площадке, практически к нулю сведет вероятность пропуска нарушения, кроме того, не позволит инспектору «не заметить» нарушение. Программа не должна допускать бесконтрольного ведения исполнительной документации, технология работы должна стимулировать исполнителя к периодичной работе с журналами, минимизировать период между сеансами работы. Это существенно дисциплинирует лицо, ответственное за ведение журналов, а значит, делает его работу более эффективной и полезной для заказчика, позволяя ему наблюдать за состоянием дел на стройке в режиме «online». Заказчик, как правило, территориально удален от строящегося объекта. Поэтому легко утверждать, что качество строительства только выиграет, если программное обеспечение сможет обеспечить заказчику возможность оперативно контролировать ход строительства объекта в удаленном режиме через Интернет-пространство. При этом организация (структурное подразделение), осуществляющая технический надзор и строительный контроль, имеет возможность оперативно отслеживать состояние исполнительной документации (журналы работ, акты освидетельствования срытых работ) без посещения объекта. Таким образом, программа по ведению исполнительной документации в первую очередь полезна организации-заказчику. Кажущаяся жесткая упорядоченность для подрядчика в итоге обернется для него спокойствием за состояние исполнительной документации, прежде всего, на этапе проведения итоговой проверки органами строительного надзора. Программа, требующая ежедневного пользования, заметно дисциплинирует исполнителя, который, в конце концов, к этому привыкает, как к ежедневной чистке зубов.

Научные конференции

 

(c) Архив публикаций научного журнала. Полное или частичное копирование материалов сайта возможно только с письменного разрешения администрации, а также с указанием прямой активной ссылки на источник.