ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «ЭЛЕКТРОННОЕ ПРАВИТЕЛЬСТВО» Бурганова Т.А.,Июдина Г.Х.,Кладова В.А.

Казанский энергетический университет


Номер: 4-3
Год: 2017
Страницы: 34-36
Журнал: Актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук

Ключевые слова

делопроизводство, электронный документооборот, «Электронное Правительство», единая межведомоственная система электронного документооборота, «Электронная подпись»

Просмотр статьи

⛔️ (обновите страницу, если статья не отобразилась)

Аннотация к статье

В статье рассматриваются вопросы связанные с делопризводством, компьюторизацией предприятия, созданием и эксплуатацией системы электронного правительства-единой межведомоственной системы электронного документооборота.

Текст научной статьи

Значение делопроизводственного обслуживания как одной из сфер управленческой деятельности определяется универсальностью делопроизводства, поскольку основу информационного хозяйства предприятия, составляют традиционные рукописные, типографские документы, документы на магнитных носителях, электронные документы и др. На работу с документами специалисты тратят 20-60 % рабочего времени [1]. В процессе массовой компьютеризации учреждений, организаций, предприятий и интеграции в мировое информационное пространство, произошла переоценка значимости работы с документами. К традиционным документам на бумажной основе добавились их электронные аналоги. Делопроизводство уступает место документационному обеспечению управления [2]. В настоящее время всё чаще стали использоваться системы электронного документооборота, использующие так называемые «облачные технологии», которые позволяют использовать сеть Интернет для работы с документами на любом рабочем месте, имеющем доступ в сеть. Система электронного документооборота с применением облачных технологий используется в Татарстане уже с 2006 года. На настоящий момент в системе осуществляют работу все органы законодательной, исполнительной и местной власти республики [3]. К системе также подключены и другие организации, в частности КГЭУ. Электронное правительство - способ организации деятельности федеральных и региональных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, при котором: во всех случаях, когда отсутствует доказанная необходимость административного усмотрения, личного присутствия заявителя, а также бумажного документооборота, применяются формальные процедуры сбора сведений, подготовки и принятия решений, основанные на удаленном электронном взаимодействии; обеспечивается повышение качества государственного управления, понимаемого как степень соответствия деятельности государственных органов исполнительной власти легитимным интересам граждан России [4]. Создание электронного правительства предполагает построение общегосударственной распределенной системы общественного управления, реализующей решение полного спектра задач, связанных с управлением документами и процессами их обработки. Единая межведомственная система электронного документооборота действует в Республике Татарстан с 2005 года. Система позволяет в любое время и в любых условиях работать со служебными документами, оставлять голосовые и письменные поручения, согласовывать документы с помощью электронной цифровой подписи. Серьезный импульс к развитию электронный документооборот получил после того, как в 2009 году в Татарстане был подписан Указ о полном переходе к электронному документообороту (Указ от 5 февраля 2009 года №УП-52 «О единой межведомственной системе электронного документооборота в Республике Татарстан». За 2009 год количество подключенных к электронному документообороту организаций выросло более чем в 3,5 раза. На сегодняшний день к системе подключены все министерства, ведомства и муниципалитеты, около тысячи государственных и муниципальных учреждений, а также ряд коммерческих организаций республики. В этом едином хранилище находятся более 2,2 млн. документов объемом 3,2 Тб, ежедневно в системе регистрируются около 3 тысяч новых документов и 5 тысяч резолюций. Основные принципы электронного документооборота: • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. В электронном документообороте «Электронное Правительство» используется электронная подпись. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию [5]. Без того или иного реквизита документ не будет иметь юридической силы, поэтому в электронном документообороте используется электронная подпись. Электронная подпись придает документу юридическую силу. Автоматизированная система электронного документооборота «Электронное Правительство» позволяет быстро регистрировать, находить необходимые документы, а также сокращает время исполнения документов. В 2008 году в Татарстане началось внедрение технологии полностью электронных документов. Сегодня в работе находятся более 150 тыс. документов, которые никогда не имели бумажного носителя. Их юридическая значимость обеспечивается электронными цифровыми подписями всех членов Правительства Республики Татарстан, их заместителей и руководителей структурных подразделений министерств и ведомств. Механизм ухода от «живой подписи» и замена ее электронной цифровой подписью призван способствовать борьбе с бюрократией и коррупцией, а также сокращению непосредственных контактов граждан с чиновниками. В настоящее время министерствам и ведомствам республики запрещено отправлять друг другу бумажные документы, если они не подлежат постоянному хранению - допускается только электронная форма. В 2010 году в Татарстане планируется создать программно-аппаратный комплекс для полноценного архивного хранения электронных документов. В качестве положительного момента следует отметить бурное развитие Интернета. Государственная политика в этой области должна быть направлена на обеспечение доступности научно-технической информации самой широкой научной общественности[6]. Все действия в этих системах непременно сопровождаются набором документов, за которые отвечает делопроизводитель. Поэтому рациональная организация работы с этими документами способствует совершенствованию деятельности, повышению её эффективности, поскольку практически все работники учебного заведения заняты работой с документами. Автоматизированная система предоставит возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволит сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключит возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации. Полное использование автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, так как с использованием соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работников, потому что приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Научные конференции

 

(c) Архив публикаций научного журнала. Полное или частичное копирование материалов сайта возможно только с письменного разрешения администрации, а также с указанием прямой активной ссылки на источник.